El cuadrante de horarios es una labor compleja, que requiere una gran inversión de tiempo y se le da poca relevancia en la gestión del restaurante. La fundadora de Linkers, Marianela Olivares, destaca que “en un sector tan dinámico como el hostelero, gestionar de manera eficiente el cuadrante de horarios no deja de ser una tarea aparentemente tediosa y complicada, y no se suele comprender que un buen dominio en la elaboración del mismo puede significar una mayor o menor motivación y productividad de nuestro equipo de trabajo”.
Linkers, consultora de Recursos Humanos y Gestión de Negocio especializada en Hostelería, lleva años trabajando con empresas de restauración en la optimización de procedimientos con el objetivo de multiplicar su rentabilidad y la productividad de sus plantillas. En este sentido, la fundadora de la compañía y Directora de RRHH, Marianela Olivares, tiene claro que una de las principales herramientas para la coordinación de los profesionales es el cuadrante de horarios, muchas veces descuidado, pero de alto valor para la motivación y organización del equipo.
“Si estructuramos y dividimos el cuadrante en las cuatro franjas horarias -desayunos, almuerzos, meriendas y cenas- tendremos una primera disposición de organización que nos permitirá valorar con cuánto personal deberemos contar en cada una de ellas”, señala Olivares, lo que supondrá evitar lo que suele pasar en algunos establecimientos que, o bien sufren escasez de personal para sacar un servicio o, por el contrario, una sobrecargada plantilla con superposición de tareas en determinados momentos.
El cuadrante mostrará cuánto personal debe haber en las diferentes franjas horarias, además de identificar qué tareas se deben realizar y a qué profesionales se les debe asignar, en pos de una mayor efectividad. “Tanto es así que, por ejemplo, los empleados más resolutivos los tendremos que ubicar en los horarios de mayor movimiento y los más organizativos en los horarios de preparación del servicio y montaje del siguiente”, indica la fundadora de Linkers.
Marianela Olivares también destaca que una de las claves que los gestores de la empresa de restauración deben tener en cuenta es que “a medida que vamos dominando esta herramienta de organización del restaurante, nos salta la realidad de que para la elaboración de los turnos de los empleados debemos saber que ningún puesto es igual. Todos tienen tiempos distintos de preparación, desarrollo, servicio y cierre que pueden ser similares pero no iguales”, por lo que, según la experta, variarán además de acuerdo a las exigencias y cambios del entorno.
Los horarios deben ayudar al responsable de personal no solo a organizar la distribución de jornadas, sino también como guía para valorar la carga de trabajo de cada puesto en las diferentes franjas horarias y, en función de ello, asignar tareas respetando la inversión de tiempo para que la capacidad productiva tenga un óptimo desempeño. “Por ejemplo, no será la misma organización de tiempo cuando llegado el periodo estival, el camarero deba sumar a sus tareas diarias, la de preparación, montaje y servicio de la terraza, a cuando no la tiene”. Saber reajustar estos tiempos del personal, será la clave de una buena productividad.
Además, la eficacia de la gestión de horarios en la estrategia empresarial será no solo asegurar que las horas del personal sean productivas, sino también tener bien diferenciados aquellos puestos clave que siempre deben estar cubiertos, a fin de garantizar un buen servicio e identificar aquellos empleados que logran ser más eficientes.
En conclusión, la Directora de RRHH de la consultora estima que si se gestiona un cuadrante teniendo en cuenta los puntos expuestos, “difícil será eludir su importancia y que nos planteemos, por ejemplo horarios rotativos, porque cada vez resulta más difícil que el cliente entienda la calidad del servicio sin tener seleccionado ese empleado cercano que lo haga volver día tras día”. Elaborar un cuadrante de personal sigue siendo una tarea que lleva tiempo, pero realizarlo permitirá obtener resultados más eficientes y satisfactorios a medio plazo.